頑張って働いてるのに何故か仕事が終わらないことありませんか？
または気を付けてるのに同じミスを繰り返してしまう事ありますよね？
そんな悩みを持つ方に是非ご紹介したい本があります。
それが【「仕組み」仕事術】という本です。
この本では「ミスをするのが悪いのではなく仕組みが出来ていない事が問題」と言っています。
また本書では「仕組み」作りとともに自分自身が成長するためのいくつもの考え方も指南してくれます。
今回は「仕組み」を作る考え方とそのメリットについてご紹介していきます。
仕組みってなに？
そもそも仕組みっていったいどういう事なんでしょう。
この本では仕組みは「再現可能なシステム」のことと言っています。
もう少し分かりやすく言うと「誰がいつ何度やっても同じ成果が出るシステム」のことです。
事前に取り決めたやり方に従えば毎回同じ結果が出てくるというものです。
「仕組み化」することは非常に優れものです。
ただ「仕組み化」に向かない仕事もある事を覚えておきましょう。
それは「思考系の仕事」そのものです。
例えば「人を喜ばせるサービスを考える」とか「世の中にない商品を作る」とかになります。
これらは人が考えないと成立しない仕事なので完全に「仕組み化」することは難しい仕事と言えるでしょう。
仕組み化のメリット
ではなぜ仕事に「仕組み」が必要なのでしょうか？
それは仕組み化することによって大きく以下の５つのメリットが得られるからです。
この中でも私が特に重要だなと思ったのが「時間が手に入る」ということです。
「時間を手にする」ことが出来れば新たな仕事にとりかかることが出来るし今よりもっと大きな利益を得るチャンスが生まれます。
もちろん時間に余裕が出来ればミスも減らすことが出来て新たな時間を生んでくれる好循環が生まれるのです。
仕組み化のルール
本書では仕事の仕組み化の実践にあたりとても大切な３つのルールがあります。
この本では仕組み化の黄金ルールと紹介されています。
その３つについてご紹介していきます。
才能に頼らない
その人自身がもつ「スキル」「経験」「判断基準」に頼ってはいけません。
人によって性格は違います。
「几帳面」な性格であったり「アバウト」であったり基準が違うとうっかりミスが起こります。
また担当者が異動になった時に手元に何も残らなくなってまた次の担当者の能力にゆだねてしまうことになります。
こうしたことが起こらないようにするためにもしっかりとした「仕組み」作りが大切になってきます。
意思に頼らない
「頑張って仕事に取り組む」こと自体は素晴らしいと思います。
でも「がんばる・がんばらない」って個人の意思の話ですよね。
心には必ず「揺らぎ」や「ムラ」が生じるものです。
自分自身にあてはめるとわかると思うのですが、やはりその時の気分によって「がんばれる」時と「そうじゃない」時が出てきます。
安定した成果を出すためには「個人の意思」ではなくて仕組み化することが大切になってきます。
記憶力に頼らない
記憶に頼って仕事をすると必ずミスが起こります。
なぜなら人間は忘れる生き物だからです。
なので「仕組み」を考える時に必ず考えないといけないことは「忘れないで覚えておく」というプロセスを極力省けるものを作るということです。
「メモに残す場所を決める」や「チェックシートを活用する」などの仕組みを考えましょう。
よしろぐ的ポイント
仕組み化とは少し違いますがこの本の中で是非取り入れたい「３つの習慣」があったのでここで紹介させていただきます。
本書では成長している人がやっている３つの習慣として取り上げられています。
記憶せずに記録するというのは記憶に頼らないという表現で黄金ルールにもありました。
本当に厳選していてわかりやすい３つですよね。
私、全然出来ていないので早速取り入れてみようと思います。
まとめ
本書は仕組み仕事術と言いながら実は仕事の範疇をこえて人生の質を高めていくためのメソッドとしても活用することが出来ます。
グーグルでのメール管理術など具体的で細かいやり方も本書の中にはたくさん書かれています。
「時間がない」「成果が出ない」と悩んでいる方がいたら是非この本を読んでみてください。
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