他人に説明することってすごく難しくないですか？
私もとても苦手でした。昔はよく話の着地が自分で見えなくなることがありました。
今回はそんな説明が苦手な方のためになるすごく使える本を見つけてしまいました！
ビジネス系ユーチューバーの「ハック大学 ぺそ」さんが書かれた「説明が上手い人がやっていることを１冊にまとめてみた」を読んでみました。
この本はタイトルの通り相手に説明するのが苦手な人のために書かれた本です。
その中でもビジネス中心で使える「簡単なコツ」を教えてくれます。
なんとその「簡単なコツ」をシーンにあわせて２４ものテクニックで教えてくれる素晴らしい一冊です。
この記事を読んでもらえると今まで苦手にしてた「人に説明すること」が少し楽になると思います。
今回はその中から厳選して２つ解説させていただきます。
説明下手にありがちな４つの特徴
まずは説明が苦手な人に共通する４つの特徴をあげてみます。
自分が伝えたい事だけを話してしまっている
自分ではいい説明をしてるつもりなのになぜか相手が理解してくれない。
そんな時はだいたい「自分ファースト」の説明になっています。
「相手が聞きたいこと」が何なのかよく考えてみましょう。
相手の好みを理解していない
相手がどういう人なのかがリサーチ出来ていないケースです。
例えば「データ重視」なのか「直感派」なのか。
それに思考や経歴や肩書きなどもです。
特に上司に説明する場合は、その上司の好みの説明の形をつかみましょう。
自分自身が理解出来ていない
よくあるのが聞いたことをそのまま伝えて「もう少し詳しく教えて」と言われたときにしどろもどろになってしまうパターンです。
話を聞いたらまずは自分ならどうするのか考えてみましょう。
自分が理解出来ていない部分に気づく事が出来ます。
学ぶだけで実践出来ていない
しっかり勉強はするのですがそれをアウトプット出来ていないケースです。
インプットだけでは説明力はあがりません。
実践してこそ説明力は身に付きます。
覚えた事はどんどん人に話していきましょう。
話が分かりやすくなる３つのポイント
今度は逆に話が分かりやすくなるポイントを３つご紹介します。
話の順序を考えよう
ここではPREP法をご紹介します。
PREP法とはそれぞれの頭文字をとった方法論です。
- P＝POINT 「結論」
- R＝REAZON 「結論の理由」
- E＝EXANPLE 「具体例」
- P＝POINT 「再結論」
最初に結論を話せば相手も今から何の話が始まるのかわかって聞きやすくなります。
まずは「結論ファースト」を意識するだけで説明がぐっと分かりやすくなります。
事実と解釈を使い分けよう
自分の解釈は必ずしも相手と同じとは限りません。
例えばビジネスの契約に関して「うまくいきそうです」は自分の解釈です。
もしかしたら「破談」になるかも知れません。
まずは「まだ契約に至ってません」という事実を伝えるべきです。
その上で必要であれば自分の解釈を「理由」や「根拠」をもとに伝えましょう。
改善しますはNGワード
ビジネスの現場でよく「改善します」という言葉を耳にしますが、基本的にNGです。
なぜなら何をどう改善するのかが分からないからです。
これでは「頑張ります」と大差ありません。
さらに自分とお客様で改善するポイントがずれていたら最悪です。
「何を」「いつまでに」「どんな手順で」まで話さなければ意味がありません。
よしろぐ的ポイント
いくつかご紹介させてもらったのですが、実はこの本で一番印象的でどのシーンでも共通して言えるなと思った事が別にもう一つあります。
それは「なるべく簡単な言葉を選ぶこと」です。
社内の専門チームでの会話なら仕方ないかもですが、難しい言葉やカタカナ言葉ばかりだと聞いてて疲れてきます。
説明を聞いててもいまいち頭に入ってこない時が多いので自分も気を付けないといけないと思いました。
まとめ
今回紹介しきれなかったテクニックでまだまだ使えそうなものたくさんあります。
中でもシーンにあわせた説明がたくさんあるので非常にためになります。
例えば「上司に話すとき」や「部下に話すとき」など。
またまた「プレゼンの時に」や「納得してほしいとき」などです。
読みながら「この時使えそうだな」という風にシーンが思い浮かばれます。
とても素晴らしい本なので、是非購入して読んでみてください。
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